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2005年3月15日 (火)

「マーキュリー通信」no.80【私のコミュニケーション論6 e-メール活用の基本】

 過去2回に亘りe-メールの活用というテーマで書きました。その時はe-メール活用の基本が出来ているという前提で書きましたが、その後e-メール活用の基本が出来てない人が非常に多いことに気付きました。e-メールの基本が分かっている人には、「何を今更?」と思われるかもしれません。しかし、世の中その基本が分かっていない人が多いことを前提に社内、取引先等とコミュニケーションを取っていかないと、あとでコミュニケーションロスでトラブルを起こす元になります。又、そうやってコミュニケーショントラブルを起こしても平然としている人が意外と多いことに驚かされます。従って、ここではe-メール活用の基本が分かっている人でも、そうでない人の立場に立って読んでみてください。それによって相手のペースに合わせたコミュニケーションを取ることも出来るようになります。

 まず驚いたことに、e-メールを出しても返事を出さない人が多いことです。昔、商社マン時代テレックスを毎日使用していた私としては、テレックスが来たら必ず返事を出すという習慣が身に付いているので、返事を出さない人には驚かされます。これだけでもコミュニケーションでかなりマイナスとなるのに、それを特に何とも思っていない人も結構います。文明の利器を活用しないのは非常に損です。

 次に、CCとBCCの使い分けを知らない人は更に多いです。
CC(carbon copyの略)とは、直接返事は期待しないけれど、これから送る情報を参考程度に知っておいて欲しい場合です。私も社員に口やかましく言っていますが、特に若い人が理解できていません。社長である私に直接e-メールを送り、直属の上司にCCを送るという基本から外れたことを平気でやってしまいます。自分の直属の上司にCCを送るということは、直属の上司から返事を期待していないことになりますが、そこまで深く考えいていないようです。

 更に、BCC(blind carbon copyの略)の使い方は知らないようです。
BCCとはe-メールを送る当事者に情報を送ったことを知られたくない相手先の場合にBCCで送ります。又、このマーキュリー通信は、メーリングリスト登録している皆さんにはBCCで送っています。これは情報漏洩を防ぐためです。もしCCで送った場合、誰に送ったか全受信者が知るところとなり、このメーリングリストを悪用する人が出てくる可能性もあるので、それを防ぐためです。
 又、私の交友関係が全て公知のこととなり、それも防ぐ目的もあります。

 尚、BCCで送って、それに対し返事を求めても、返事を出さない人も非常に多いです。異業種交流会等の案内が多いですが、私の場合、直ぐに返事を出します。そして、予定に書き込みます。もし、その会合等より優先する会合、ミーティング等が入れば、キャンセルのe-メールを出します。これでe-メールを溜めることをせず、毎日完結型ですっきりとビジネスライフを送れます。これをやらずにいつまでもずるずると引きずる人が非常に多いのですが、私から言わせると便秘を毎日患っているようで、すっきりしないんじゃないかと思うんですが(;-;)

 e-メールがビジネスの基本的なコミュニケーションの手段となった現代において、この基本的な活用ルールを知って、e-メールを実行するだけでも、コミュニケーションスキルが格段にアップします。
 尚、急ぎで余り情報量が多くない場合には、携帯メールを活用します。携帯電話のやりとりの場合、相手が留守の場合も多く、又、留守録に入れても、よく聞き取れなかったり、通話秒数が10秒以下の場合も多いので、「テレ乞うテレ乞う」の繰り返しとなり、業務の効率が低下することがよくあります。

 マーキュリー通信にこまめに感想をよこす人も多数いますが、そういう人には感謝しています。普段コミュニケーションが無くても、それだけでその人となりや、その人とのコミュニケーションをe-メール上で出来てしまうわけですから、暫く合わなくても、コミュニケーションギャップが余りないわけです。

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