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2007年10月20日 (土)

「マーキュリー通信」no.744【ワンポイントアップの仕事術-19「IT対応能力をupする」】

 スパム・メールが多発し社会問題を引き起こしています。従って、自分の送ったe-メールがきちんと相手に伝わったかどうか不確実な時代となってきました。
 私の場合も下記のような体験をしました。
1.相手からの受信e-メールをサーバ(私の場合nifty)が問題メールと判断し、サーバ側に溜め込み、私に送らないケース。
2.プロバイダのセキュリティレベルがかなり上がり、セキュリティレベルの低いe-メールはゴミ箱で受信。現在、私の所に来る大半のe-メールはスパム・メールと共にゴミ箱行きです。スパム・メールがゴミ箱に行くのは結構なのですが、重要e-メールもゴミ箱に行ってしまうのは困ります。従って、毎朝私はゴミ箱の中をあさるように、必要なe-メールをピックアップして、受信箱に移動した後に、ゴミ箱の中のスパム・メールを全削除しています。
 尚、セキュリティレベルのチェックの仕方は不明ですが、ジャパンネット銀行からの通知メール等セキュリティレベルの高いと思われるe-メールもゴミ箱行きなので、チェックの仕方がよく分かりません。
3.送信先が、通常の業務以外のe-メールは自動的に拒否する場合もある。
4.e-メールが変わったのに連絡をしない人が多い。e-メールアドレス変更の通知を送る人の方が少数派のようです。従って、エラーバックされる件数が多いのて、e-メールアドレスを更新する手間が煩わしい。e-メールアドレス変更通知をくれる人は、もちろんe-メールアドレスを更新します。
4.相手のサーバがいっぱいとなりe-メールが届いていない。これは未読期間が長い場合に発生することが多いようです。
5.スパム・メールが非常に多いので、間違って受信メールを削除してしまうケース。

 上記以外にもe-メールが相手に届いていないケースが多数あるかもしれません。
 従って、そのような状況だからこそ、相手から着たe-メールには直ぐに返事を出しておくのが、トラブルを未然に防ぐためにも重要です。しかし、こんな簡単なルール、マナーすら守れていない人が私の周りでも多数います。携帯メールは、まさにその人個人に行くわけですが、返事が来ない人が多いです。そして、こういう人に限って、後々コミュニケーションミスやロスによるトラブルが発生します。
 
 私が社会人になってから、「基本動作を身につけよ」と口酸っぱく言われてきました。e-メールを受信したら必ず返信する。これもIT時代の基本動作です。これを励行するだけで、仕事の効率がアップします。

さて、e-メールの返信をしない人の中に、キーボード操作をブラインドタッチでできないので面倒という人もいます。私の場合、商社マン出身なので、テレックスのキーボード配置とパソコンのキーボード配置が同じだったのでラッキーでした。

 一方、私はIT時代が進展することを予見して、三井物産を退職する10年前にパソコン教室に通いました。パソコンスクール代に40万円、パソコン購入に40万円かかりました。しかし、この時の投資が現在役に立っています。

 又、boblog「マーキュリー通信」で何度も取り上げていますが、漢字変換ソフトATOKを利用し、よく使う単語、用語を登録しておくと文章作成スピードが数倍から数十倍にアップします。たとえば、mtと入力して変換するとboblog「マーキュリー通信」に変換されます。登録方法は非常に簡単なので、ATOKを使うかどうかで仕事能力が数段違ってきます。
 
 その他「IT対応能力をupする」にはまだまだ多数あります。私の場合、トラブルが起きた場合、自分で対応することも多いです。そのことによって必然的にIT対応能力をupしていきます。

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