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2008年1月30日 (水)

「マーキュリー通信」no.855【ワンポイントアップの仕事術-35「時間管理とは出来事管理のことととらえる」】

「マーキュリー通信」no.840【人生に勝利する方程式-29「時間管理のキーワード:心の安らぎ」】で、「時間管理」とは「出来事管理」であると学んだことをお伝えしました。
 あなたの1日の仕事の中味を分解すると全て何をやったかという「出来事」に分解できます。出来事の中には、重要なものからそうでないものまで種々雑多です。

 さて、ここでのポイントは、毎朝仕事を開始する前に、本日行う仕事をリストアップすることです。そして、その仕事に優先度、重要度をつけていきます。このリストアップ作業は、仕事を「出来事管理」に分解したことになります。

 重要なことは、1日の内で、重要事項を片付ける為のまとまった時間を確保することです。この時間は、誰にもじゃまされずに集中できる時間帯が望ましいです。この時間帯の確保はあなたの性格、仕事のやり方によって異なります。始業前の静かな時なのか、午前中や午後の比較的電話の少ない時間帯なのか、それとも残業して確保するべきか業務内容等により異なります。

 私の場合、これから始める研修業務のテキストの残りを書き上げる為に、本日の午後からはそちらに集中して確保することにしました。今まで忙しさにかまけて延び延びになっていました。本日は意を決して、一気に書き上げました。本日研修テキストの完成という出来事を片付けました。明日以降は、書き上げたテキスト内容のチェックです。こちらも1日の内でまとまった時間を確保する予定です。

 このように、時間管理とは、「出来事」管理の連続と理解し、そのような切り口で業務処理をしていくと、これまでと違った時間管理方法ができるようになります。そして、仕事の効率が上がっていきます。

 又、1日のやるべき仕事をリストアップする際に重要なことは、余りに目一杯に仕事を詰め込まないことです。1日の内で、予期せぬ仕事が沢山舞い込んできます。従って、1日のやるべき仕事は、多少ゆるめにしておくことです。もし、予期せぬ仕事がなくて、早めに仕事が終われば、残業せずに早めに帰れば良いのです。
 又、毎日仕事が目一杯の場合には、残業して、目一杯の仕事量を減らしておくことです。「それはあくまでも理屈であって、実際にはそうはうまくいかないよ」という人が必ずいます。しかし、今回の時間管理を「出来事」管理に切り替えてみると、新たな時間管理が見えてきますよ。時間の無駄遣いも発見します。まずは実行してみて、その上で自分なりの工夫をしてみることです。

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