boblog「マーキュリー通信」no.898【中小・ベンチャー企業コンサルタントが語るワンポイントアップの経営術－8「仕事に必要な基本的な道具を整備する」】

　皆さんの中で、仕事に必要とする小道具が身の回りになくていらいらしたことはありませんか？

　米国のウォールジャーナルストリート誌が、以前ビジネスマンが職場で捜し物をする時間は年間で６週間にも及ぶと報道していました。この無駄な時間をなくすだけで１ヶ月半分の「ホワイトカラーの生産性向上」に貢献します。もし、月収40万円の社員なら60万円のコストセーブに繋がります。

　これは某銀行役員のエピソードです。その役員の机の上は、整理されていない書類が山積みされていました。その理由は簡単でした。ただ単に自分専用の穴開けパンチがなくて、穴を開けるのが面倒なだけでした。

　皆さんもこんな経験はありませんか？必要な事務用品がない為に、書類の整理を後回しにして、書類が積み上がってしまう。これが生産性を落とす原因となっています。

私の場合も、以前は書類をうずたかく積み、読まれない書類資料が増え、後でまとめて整理した時には、結局不要となってしまった為、一斉に廃棄処分していました。
しかし、最近はファイルの背表紙用ラベルインデックス（私の場合、カシオのネームランド）を使って、整理しています。ポイントは小分類することです。又、ラベルの色は、営業用が青、非営業用が白と分けています。これを励行することで、未処理の書類も減り、机周りがすっきりしてきました。

　尚、必要な事務用品は人によって、業務内容によって異なるので、基本的なもの＋オプションといった形で分けます。このマニュアルを総務担当者に作らせたら良いと思います。