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2010年12月 4日 (土)

「マーキュリー通信」no.1552【ワンポイントアップの仕事術-72「メールの返信を怠ると思わぬトラブルが発生します」】

メールの返信をしない人が意外と多いのに驚かされます。

しかし、相手の立場に立つとメールの返信の重要性に気づきます。

例えば、私の方から、「xxを誰々に送って下さい」というメールを送ったとします。

もし、返事がない場合には、送ったかどうかが分かりません。
先日もこんなトラブルがありました。

私が、資料を送った相手に、1週間後フォローアップの電話を入れたところ、「まだ届いていない」との返事でした。

そこで、再度同じメールを送りました。それでも返事が来ません。

そこで、資料を送った企業の担当者に問い合わせたところ、よく調べてみると、住所は依頼先でしたが、うっかりミスで宛先が何と私宛になっていました。

だから相手に届かなかったわけですが、メールでひと言確認していれば、こんなトラブルが起きていないわけです。

この間、ずいぶんと余計な手間と時間を使いました。
メールを1通いれておけば、相手に手間をかけさせないで済んだわけです。絶えず相手に対しこのような気遣いをしていれば、トラブルは未然に防げます。

一方、私は多くの異業種交流会やセミナーの主催を行っていますが、きちんと返事をよこす人と、そうでない人に分かれます。

これなども相手の立場に立てばすぐに理解できるはずです。

私の場合、世話役の大変さを知っていますので、直ぐに返事を出すことにしています。

そして、スケジュール表に書き込んでおくと同時に、その異業種交流会の案内をコピーし、ファイルしておきます。
もし、それより優先する仕事が出てきたら、その時点でキャンセルのメールを入れます。

もちろん、返事を出す必要のないものに関しては、特にメールは送りませんが。

◆◆◆◆◆◆編集後記◆◆◆◆◆◆◆

「マーキュリー通信」で時々メール不要の連絡を頂きます。メルマガ「マーキュリー通信」には、メール解除機能がついているのですが、それを知らない人もいるようで、メール不要の連絡を頂きます。

しかし、その書き方にもその人の人間性が現れています。
酷い人になると、「こんなメール送ってくるな」式のメールも届きます。もし、自分がそんなメールをもらったらどんな気持ちになるか、相手の気持ちになって考えると、メール1つにも配慮の仕方があると思います。

因みに、私の場合、一度でも名刺交換した人のメルマガに関しては、削除はしません。たとえ今読まなくても、将来の何か縁が復活することもありうるからです。

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