「マーキュリー通信」no.1627【ワンポイントアップの仕事術-78「電話帳管理をExcelの活用で大幅効率アップ」】

私の架電先は、特定の相手以外は、たまに電話をかける人も結構います。最近は、よく電話をする人は、携帯電話の方が多いのですが、それ以外の人は、名刺ファイルから電話番号を探し、電話をかけていました。

これが結構手間でした。

そこで、Excelで電話帳を作成しました。

電話帳は、ワークシート毎にグループに分類して、管理しています。

私の場合、三井・物産＆そのグループ企業、取引先、一橋大学、その他、個人等に分類しています。

項目は、社名、担当部署、名前、役職、電話番号を記入します。尚、必要に応じ、住所やホームページも加えておきます。

ダイヤルインの企業も結構あるので、このやり方は便利で、頭も整理されます。

分類が重複する場合、両方に掲載します。copy & pasteを簡単にできるので、これがexcelの良いところです。

そして、この分類では登録電話番号が多すぎてきた場合には、別に分離します。

更に、特定の企業の販路開拓の場合、その見込顧客専用のワークシートを作成します。こうすると、再度電話をする時に、検索が簡単です。

このやり方で、自分専用の自分の業務にあったオリジナルの電話番号帳を作成していきます。

このやり方で、業務の効率化がかなり図れるようになりました。