「マーキュリー通信」no.2345【ワンポイントアップの仕事力-112「パソコンのデスクトップ画面を見るとその人の仕事力が分かってしまう」】

業務を通じて毎日多数のメールのやりとりがあります。そして、業務用の資料が貯まっていきます。

パソコンのデスクトップ画面を見ると、その人の仕事の進め方が直ぐに分かります。

デスクトップ画面にWordやExcelのファイルを無造作に貼り付けている人を時々見かけます。

この状態では頭の中が整理されておらず、必要なファイルを瞬時に取り出すことが難しく、特に以前のファイルを取り出すのに時間がかかり、必然的に億劫となり、作業効率の低下につながります。

ファイルの整理は、フォルダー毎にするのが原則です。最初は大分類、そしてファイルの数が多くなってきたらサブフォルダーを作ります。そのサブフォルダー内もファイルがいっぱいになってきたら、更にその下にサブフォルダーを作ります。このようにファイル数に応じ適宜サブフォルダーを作っていけば、頭の中が整理され、古いファイルでも瞬時に取り出すことができます。

又、頻繁に使うフォルダーは、デスクトップ画面にショートカットキーのファイルを貼り付け

ておきます。

デスクトップ画面にそのままファイルやフォルダーを貼り付けている人が多数いますが、これは画面が重くなり、レスポンスが遅くなる原因となります。デスクトップ画面にはショートカットキーを貼り付けることが原則です。

一方、メールも同様にフォルダーによる重層管理をしておきます。こうすれば頭がいつも整理され、業務に支障を来さすことはありません。

尚、メールの添付ファイルは、パソコンに保存しておきます。メールは基本的には一時的なモノなので、長期間保存しておくと重くなるので、パソコン保存を優先します。又、必要なファイルを探すときにも、より速く探すことができます。